本章程由杭州拱墅區旅港同鄉會第一次會員大會(日期2016.3.30)通過。
一、 宗旨
本會於2016年1月28日創會,本著鄉友相扶相助之義,作爲交流聯糸之橋梁,服務同鄉,幷爲香港社會公益盡力的宗旨,積極與家鄉各部門和香港各界建立廣泛聯繫,務求增進瞭解,發揚會員愛國愛港愛鄉之情,為家鄉建設和香港繁榮穩定做力所能及的貢獻。
二.會員
1. 凡本人或父母來自杭州拱墅區或曾在杭州拱墅區居住、工作、投資和特別關愛杭州拱墅區的香港居民,向本會提交填妥的指定格式申請表,經本會秘書處核准,理事會同意時,均可登記成爲會員;
2. 會員有參與本會事務及活動的權利;
3. 會員應按各屆理事會的規定自願申報個人資料和按各屆理事會當時的規定繳納會費;
4. 會員應按本會指定格式的申請表內容,如實填報相關資料,如有變更,應及時書面通知本會秘書處。
三.會員大會
1. 會員大會爲本會最高權力機構,有權修改本會章程、同意或否決理事會向大會提交的各項報告,名譽會長、會長、副會長、秘書長、司庫的各項任命和本會的財務報告;
2. 會員大會應至少提前14天通知會員出席,出席會員大會人數達10名即可被視爲足夠大會法定人數;
3. 會員大會期間如對任何事項有不同意見而又不能協調解決時,大會會員的多數表決作為決定;
4. 會員大會可以用投票、舉手或鼓掌通過一項表決;
5. 會員大會應每一年召開一次。
四.理事會
1. 本會日常會務由理事會負責。理事會的組成和總人數以工作需要決定。理事會的組成包括名譽會長多名、會長一名、副會長多名、秘書長一名、司庫一名、理事多名,共同組成理事會;
2. 理事會任期三年,每三年改選一次,除原有理事可留任者之外,有一名理事提名,理事會過半數理事同意時,本會會員可被提名為參選理事;
3. 理事會可根據工作需要設立下屬委員會,指定各理事分工負責各委員會的具體會務;
4. 理事會有權規定理事會成員年費的金額和會員會費的金額;
5. 理事會根據需要不時召開理事會議,並應提前三天發出通知並附上需要討論的議題。
6. 出席理事會人數達3名即可被視爲足夠理事會法定人數;
7. 理事會期間如對任何事項有不同意見而又不能協調解決時,出席理事的多數表決作為決定;
8. 理事會負責每年的本會的工作報告、財務預算/決算、推薦提名下一屆理事會成員和擬委任名譽會長等各項人事名單,必要時提議修改章程,但有關的修改章程需提交會員大會表決通過;
9. 參選的理事名單將提交在會員大會上宣讀,獲出席大會多數會員同意時該理事即爲當選;
10. 新一屆理事會組成後,應即召開新一屆理事會第一次會議,並選出會長、副會長、秘書長及司庫;
11. 會長、副會長、秘書長及司庫均可連任。理事爲義務性質,無工資報酬。
12. 以下情況發生時,理事會有權召開特別理事會,提供決定即時取消或中止相關理事的資格 :
1) 觸犯刑事法律或有任何行為影響本會聲譽、違反本會宗旨;
2) 如經理事會書面警告而未有改善行為者;
3) 理事會超過全體一半的理事成員投票決定時。
五.本會財務
1. 本會為非牟利的社團組織。
2. 本會將設立專項銀行戶口,有關的銀行戶口由會長、秘書長及司庫三人為授權簽名人,所有費用開支應以支票的形式結付,並必須由上述三名授權中的兩名共同簽署及授權方為有效。同時,每月銀行戶口結單在收到之日起計三個工作日內應向全體理事會成員發送。理事收到銀行結單後一個月內可以向上述銀行授權者提出查訊,而在查詢發出之日起計七個工作日內上述銀行授權者將需要合理回复有關的查詢並提供相關的文件憑證;
3. 本會收入經費來源主要依靠捐贈贊助、會費/理事年費、舉辦活動時向出席者收取的實報實銷費用;
4. 本會支出用於以本會名義舉辦或參加的各項活動和作慈善捐贈;
5. 本會司庫每季度擬備上季度的收支流水帳目並發送理事會全體成員審閱;
6. 理事會可根據具體的會務制定財務制度。
六.本會活動
1. 除了每年舉行一次會員大會之外, 本會理事會應積極舉辦各類型的會員聯誼、社會公益和維護香港繁榮穩定的活動;
2. 本會如建立下屬委員會時,各委員會可按規定開展活動,本會理事會負責協調;
3. 理事會可根據具體的會務組織本會活動。